به گزارش خبرگزاری حوزه، یک سازمان پویا برای موفقیت می‌بایست ضمن نظارت و ارزیابی حال و گذشته، با دیده‌بانی نسبت به آینده، برای دستیابی به اهداف خود برنامه‌ریزی کند، مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه خواهران نیز به عنوان سازمانی پویا و جوان از این قاعده مستثنی نیست و با سرعتی مضاعف به سمت اهداف برنامه‌ریزی شده در حال حرکت است.

در بیست و پنجمین سال فعالیت مرکز و آشنایی با برنامه های دفتر مطالعات و نظارت راهبردی حوزه‌های علمیه خواهران، حجت‌الاسلام والمسلمین عبدالعزیز دفتری، مدیرکل مطالعات و نظارت راهبردی در گفت و گویی به نقش ، جایگاه و دامنه فعالیت آن پرداخته است که مشروح آن تقدیم علاقه مندان می شود.

ـ به عنوان شروع بحث لطفا یک معرفی اجمالی از دفتر مطالعات و نظارت راهبردی و ساختار و وظایف آن ارائه نمایید.

در خصوص سؤالتان باید عرض کنم، مطالعات و نظارت راهبردی گرچه به لحاظ ساختاری سابقه دیرینه‌ای ندارد و تشکیل آن به سال ۹۷ بازمی‌گردد؛ اما در طول حدود ۲۵ سال فعالیت مدیریت حوزه‌های علمیه خواهران با شدت و ضعف ظهور و بروز داشته است. اصلاح ساختار در سال ۹۷، مطالعات و نظارت راهبردی را به نوعی در کانون توجه قرار داد و می‌توان آن را به عنوان یک نقطه عطف قلمداد نمود.

دفتر مطالعات و نظارت راهبردی از سه گروه «رصد و آینده پژوهی»، «برنامه‌ریزی راهبردی» و «نظارت راهبردی» تشکیل شده است که از نام‌گذاری گروه‌ها تا حدی شرح وظایف نیز روشن می‌گردد. یک سازمان پویا برای موفقیت می‌بایست ضمن نظارت و ارزیابی حال و گذشته، با دیده‌بانی نسبت به آینده، برای دستیابی به اهداف خود برنامه‌ریزی کند. این سه امر در سطح راهبردی بر عهده دفتر مطالعات و نظارت راهبردی است.

ـ با توجه به اینکه مهم‌ترین برنامه دفتر مطالعات در سال ۹۹، تدوین برنامه راهبردی میان‌مدت حوزه‌های علمیه خواهران بود تبیینی از ضرورت و اهمیت برنامه‌ریزی به‌ویژه برنامه راهبردی ذکر نمایید؟

برنامه‌ریزی در حوزه‌های علمیه از آرزوها و مطالبات دیرینه بزرگان حوزه‌های علمیه بوده و هست. مقام معظم رهبری و سایر مراجع عظام، بارها بر لزوم برنامه‌ریزی و تدوین برنامه‌های بلندمدت و میان‌مدت عنایت و تأکید داشتند.

برنامه‌ریزی به‌طور ساده یعنی طراحی حرکت از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب. این تعریف ساده، نکات بسیار مهمی را در دل خود جای داده است. یک مجموعة با برنامه به‌صورت مرتب و دائم می‌بایست وضعیت موجود خود را ارزیابی کند. اینکه نسبت به اهداف و شئون کاریِ خود در چه جایگاهی قرار دارد نیازمند دقت و مطالعات کارشناسی است.

به موازات این مطالعه می‌بایست وضعیت مطلوب خود در افق بلندمدت و میان‌مدت را ترسیم نموده و در نظر داشته باشد. نتیجه این دو امر می‌شود عدم غفلت. بدون برنامه‌ریزی سازمان دچار غفلت می‌شود؛ نسبت به ارزیابی وضع موجود و نسبت به اهداف.

در علم اخلاق ملاحظه فرمودید علمای اخلاق حداقل سه امر مشارطه، مراقبه و محاسبه را در تهذیب نفس و سیروسلوک ضروری می‌دانند. مشارطه یعنی در نظر گرفتن وضعیت موجودِ فرد، هم‌زمان با نگاه به اهداف و تعیین یک یا چند برنامه. همین موضوع در سطح کلان برای سازمان هم جاری و ساری است و هیچ تفاوتی نمی‌کند.

سازمان هم می‌بایست به‌طور دائم خود را ارزیابی کند آن هم با نگاه بدبینانه نسبت به عملکرد خود! تا دچار مثبت‌انگاری از فعالیت‌های خود نگردد. همواره باید سرِ خود را بالا نگاه دارد و اهداف و رسالت و مأموریت و چشم‌انداز خود را نصب‌العین قرار دهد. این‌ها همه از برکات برنامه‌ریزی است و اگر برنامه‌ریزی در سطح یک سازمان مطرح نباشد، ممکن است سازمان، نادانسته مسیر اشتباهی را طی کند و گمان نماید که دقیقا در مسیر صحیح گام برمی‌دارد. مصداق این آیه شریفه که: «الَّذِینَ ضَلَّ سَعْیُهُمْ فِی الْحَیَاةِ الدُّنْیَا وَهُمْ یَحْسَبُونَ أَنَّهُمْ یُحْسِنُونَ صُنْعًا.»

ـ همان‌گونه که مستحضرید تدوین برنامه راهبردی پنج‌ساله نیازمند مهیا بودن زیرساخت‌های سندی و مطالعاتی است. آیا چنین زیرساخت‌هایی فراهم بود؟

بله؛ برنامه‌ریزی میان‌مدت مستلزم زیرساخت‌های سندی و غیرسندی است. تعیین رسالت، مأموریت و چشم‌انداز حوزه‌های علمیه خواهران از جمله زیرساخت‌های لازم برای برنامه پنج‌ساله است که به یاری خداوند در سال ۱۳۹۵ با ابلاغ سند چشم‌انداز حوزه‌های علمیه خواهران در افق ۱۴۱۴ محقق گردید.

حوزه‌های علمیه خواهران در افق ۱۴۱۴ می‌بایست نهادی باشد متعالی و پیشرو در ارائه جامع و متقن اسلام ناب محمدی صلی الله علیه و آله در سطح ملی و فراملی، محور در فهم، تبیین و ترویج دین و اندیشه اسلامی در عرصه زن و خانواده و نقش‌آفرین در اعتلای نظام اسلامی.

همان‌طور که ملاحظه می‌کنید چشم‌انداز بلندی برای حوزه‌های علمیه خواهران در نظر گرفته شده است. این امر کار برنامه‌ریزی میان‌مدت را مشکل‌تر می‌کند. تلاش مجموعه برنامه‌ریز آن بود که با تکیه بر اسناد مصوب سازوکار دستیابی به چشم‌انداز را در قالب سه برنامه پنج‌ساله از ۱۴۰۰ تا ۱۴۱۴ فراهم نماید و برنامه راهبردی اول را تدوین کند.

ـ در خصوص نگاه مجموعه به برنامه‌ریزی و توانمندی مجموعه در خصوص مشارکت در فرایند تدوین برنامه راهبردی، آیا چالشی وجود داشت؟

عرض کردم برنامه‌ریزی میان‌مدت مستلزم زیرساخت‌های سندی و غیرسندی است. سؤال شما را می‌توان در فرهنگ سازمانی خلاصه کرد که از زیرساخت‌های غیرسندی برنامه‌ریزی راهبردی به حساب می‌آید. خُب؛ این اولین تجربه برنامه‌ریزی راهبردی میان‌مدت در حوزه‌های علمیه خواهران بود.

تغییر نگاه مجموعه از برنامه‌های اجرایی به برنامه‌های راهبردی نیازمند صرف توان و گذشت زمان بود. اصولا سازمان بدون برنامه راهبردی، دچار اُفت در افق دیدگاه و خوگرفتن با برنامه‌های عملیاتی و کوتاه‌مدت می‌گردد. تغییر این نگرش مهم‌ترین چالش ما بود. اینکه عرض می‌کنم مهم‌ترین به این معنی است که چالش‌های دیگری از جمله عدم تجربه و شناخت نسبت به مراحل برنامه‌ریزی راهبردی نیز وجود داشت؛ اما اهمیت آن‌ها در رتبه‌های بعدی است. البته بخش قابل توجهی از مجموعه، دارای چنین نگرشی بودند اما این میزان کافی نبود و زمانی یک برنامه راهبردی مولود یک مجموعه خواهد شد که تقریبا همه به چنین نگرشی دست یافته باشند.

در ادامه کار و در مرحله اجرای برنامه پنج‌ساله، ما نگران ضعف چنین نگرشی در لایه‌های اجرایی برنامه هستیم که به یاری خدا برای آن نیز چاره‌اندیشی شده است.

ـ برای تدوین برنامه راهبردی آیا از الگوی مشخصی استفاده نمودید؟

بله؛ الگوی مشخصی از سوی شورای محترم سیاست‌گذاری ارائه شده بود. مطابق این الگو، برنامه می‌بایست در قالب مراحل «تحلیل محیطی وضعیت موجود»، «تعیین اهداف پنج‌ساله»، «تعیین سیاست‌های پنج‌ساله»، «راهکارها/اقدامات راهبردی پنج‌ساله» و نهایتا «برنامه‌های اجرایی پنج‌ساله» تدوین و ارائه می‌شد. خُب؛ این یک الگوی متداول و شناخته‌شده‌ای در تدوین برنامه‌های راهبردی است.

نکته مهمی که در خصوص الگوی تدوین برنامه وجود دارد آن است که ما فرصت لازم برای به‌کارگیری مدل‌های جانشین و یا احیانا طراحی مدل جدید نداشتیم. به نظر ما الگوی استفاده‌شده، الگوی خوبی است؛ اما مطلوب نیست.

یکی از برنامه‌های ما برنامه‌ریزی جهت برنامه پنج‌ساله دوم است. در این خصوص هم باید مطالعات علمی در دستور کار قرار گیرد و هم تربیت نیروی انسانی. مستحضرید حدود ۲۰ درصد ورودی‌های حوزه‌های علمیه خواهران دارای تحصیلات دانشگاهی و بعضا با مدارج عالی هستند. این، ظرفیت بسیار خوبی را برای مطالعات بین‌رشته‌ای فراهم می‌کند. طلابی که دارای تحصیلات هم‌خوان با مسائل برنامه‌ریزی هستند، سرمایه مهمی برای ما محسوب می‌شوند.

یکی از برنامه‌ها تعریف کردن پروژه‌های مطالعاتی مورد نیاز برنامه‌ریزی راهبردی در قالب پایان‌نامه برای این دسته از طلاب است. هم‌زمان شناسایی و تربیت نیروهای مستعد برای ورود به عرصه برنامه‌ریزی در مدیریت حوزه و معرفی ایشان به مدیریت منابع انسانی در دستور کار قرار دارد؛ ان شاء الله.

ـ فرمودید اولین گام تدوین برنامه راهبردی، شناخت وضعیت موجود است؛ برای شناخت وضعیت موجود چه اقدامات و مطالعاتی صورت گرفت و آیا در این مرحله هم از الگوی خاصی استفاده شد؟

دقیقا؛ انجام مرحله اول نیازمند یک الگوی مشخصی بود. خدمتتان عرض شد که شناخت وضعیت موجود یک رکن برنامه‌ریزی است و اصولا برنامه‌ریزی طراحی حرکت از وضعیت موجود به مطلوب است. لذا ابتدا می‌بایست وضعیت موجود و نسبت آن با چشم‌انداز مشخص گردد.

در انجام تحلیل محیطی، الگوهای مختلفی وجود دارد. در جلسات مشورتی و با بهره‌مندی از نظرات مشاوران و کارشناسان نتیجه بر آن شد که با توجه به نوع فعالیت‌های حوزه‌های علمیه خواهران از روش SWOT برای تحلیل وضعیت موجود استفاده شود.

مطابق این روش، محیط به دو عرصه داخلی و خارجی تقسیم می‌شود. در عرصه داخل با نقاط ضعف و قوت و در عرصه خارج با فرصت‌ها و تهدیدها مواجهیم. گروه برنامه‌ریز در تعامل با بخش‌های تخصصی می‌بایست فهرستی از عوامل داخلی و خارجی را تهیه می‌کرد. بدین منظور مطالعات کارشناسیِ صورت‌گرفته در سطح مرکز مدیریت و دبیرخانه شورای سیاست‌گذاری، نتایج نشست‌ها و جلسات مدیران ارشد در خصوص آسیب‌شناسی، آمار و اطلاعات موجود داخل و بیرون مجموعه و تشکیل جلسات خبرگانی در دستور کار قرار گرفت.

یکی از نقاط قوت برنامه پنج‌ساله اول، تحلیل محیطی قوی و مستند به آمار و اطلاعات و اجماع خبرگان است. برای تدوین گزاره‌های اولیه، از منابع مختلف آماری داخل و بیرون سازمان با دقت بالا استفاده شد. در بخش آموزش، گزارش تحلیلی کم‌نظیری از تحلیل وضعیت موجود با مطالعه آمار ۱۰ سال اخیر تدوین شد. در حوزه فرهنگی ـ که با ضعف آمار و اطلاعات مواجهیم ـ با استفاده از اطلاعات مرکز مدیریت، مرکز خدمات حوزه‌های علمیه و آمار و اطلاعات موجود در خصوص طلاب خواهر در مرکز آمار ایران، گزارشات آسیب‌شناسی بدیعی تدوین شد. در سایر بخش‌ها هم با توجه به ظرفیت و امکانات همین رویه پیگیری شد. کلیه نتایج در جلسات سطح بالای مدیریتی یعنی مدیران استانی، شورای راهبری و حتی شورای سیاست‌گذاری ارائه و مورد مداقّه و کارشناسی قرار گرفت.

گزاره‌های حاصل از چنین مطالعات و البته بهره‌گیری از نظرات خبرگانی و طرح‌های مطالعاتی، در قالب ماتریس SWOT در اختیار بیش از ۳۵۰ نفر از مدیران ارشد و میانی کل کشور قرار گرفت و نتایج مورد بررسی و تحلیل قرار گرفت. لذا به نظر بنده، تحلیل محیطی از توفیقات برنامه پنج‌ساله اول به شمار می‌رود و سنگِ بنای بسیار مطلوبی برای سایر مراحل تدوین برنامه قرار گرفت؛ الحمد لله.

ـ معاونت‌ها و مدیریت‌های استانی چه نقشی در شناخت وضعیت موجود داشتند؟

اجازه بدهید سؤال شما را به نقش مجموعه در تدوین سند تعمیم بدهیم. بدون تعارف باید گفت برنامه پنج‌ساله ماحصل مشارکت تمامی بخش‌های حوزه‌های علمیه خواهران بود. در بسیاری از مراحل از جمله تحلیل محیطی مدیریت محترم مرکز، معاونت‌ها، مراکز و به حسب موضوع و مستقیم و غیرمستقیم مدیریت‌های استانی نقش به‌سزایی ایفا کردند؛ لذا برنامه پنج‌ساله به یک سند وفاق تبدیل شده است.

این امکان وجود داشت که با دعوت از تیم بیرون از مجموعه و یا تشکیل کمیته برنامه‌ریزی در داخل مرکز، بدون تعامل با مجموعه، برنامه تدوین شود ولی چنین برنامه‌ای جامعه‌پذیر نمی‌شد. برنامه زمانی موفق می‌شود که لایه‌های مختلف مدیریت و اجرا بتوانند با آن ارتباط برقرار کنند در غیر این صورت بهترین برنامه‌ها هم در مقام اجرا توفیق چندانی کسب نخواهند کرد. بنابراین یکی از توفیقات برنامه پنج‌ساله اول را می‌توان تجربه کار مشترک و ترقّی نگاه مجموعه مدیریتی حوزه‌های علمیه خواهران به افق‌های میان‌مدت و بلندمدت دانست.

ـ به طور خلاصه می‌توانید عنوان کنید نتیجه تحلیل محیطی چه بود؟

مهم‌ترین نتیجه تحلیل محیطی، توافق و فهم مشترک مجموعه در خصوص وضعیت حوزه‌های علمیه خواهران بود. پیش از انجام تحلیل محیطی، طیفی از دیدگاه‌ها در خصوص موقعیت حوزه‌های علمیه خواهران مطرح بود. از نگاه غلبه حداکثری ضعف‌ها و بهره‌مندی حداقلی از فرصت‌ها تا نگاه غلبه حداکثری قوّت‌ها و توان بهره‌مندی از فرصت‌ها و احتراز از چالش‌ها در بین مدیران مطرح بود. بسیاری نیز دیدگاهی بین این دو داشتند. خُب؛ در چنین فضای دو یا چند قطبی، امکان برنامه‌ریزی راهبردی وجود ندارد. مهم‌ترین آورده تحلیل محیطی ایجاد یک وفاق بر پایه یک مطالعه روش‌مند در خصوص جایگاه راهبردی حوزه‌های علمیه خواهران بود.

ـ پس از مرحله شناخت وضعیت موجود، نوبت به تعیین اهداف می‌رسد، لطفا توضیحی در خصوص نحوه انجام این مرحله ارائه فرمایید.

عرض شد که سند چشم‌انداز برای افق ۱۴۱۴ تدوین شده است و تحقق آن نیازمند سه طراحی پنج‌ساله با هدف مترتّب و منطقی بود؛ لذا لازم بود چشم‌انداز حوزه‌های علمیه خواهران و ویژگی‌های آن مورد تحلیل قرار گیرد. بحث شکست اهداف در گروه برنامه‌ریز مطرح شد. یکی از پیشنهادات دعوت از کارشناس یا تیم بیرون از مجموعه بود. این مسیر قدری هم پیگیری شد؛ اما زمان و الزاماتی که مطرح شد، خارج از تقویم تدوین برنامه پنج‌ساله بود. ضمن اینکه نسبت به خروجی تیم کارشناسیِ بیرون از مجموعه که اشراف به مسائل ندارد، تردید وجود داشت. بنابراین، با تشکیل جلسات بررسی محتوایی سند چشم‌انداز با هدف تعیین اهداف سه‌گانه در دو سطح کارشناسی و مدیران ارشد و البته با دعوت از مشاور مورد اعتماد شورای سیاست‌گذاری کار پیگیری شد و الحمدلله کار در زمان مقرر خود به سرانجام رسید. نتایج این مرحله، تقدیم مدیر محترم مرکز شد و ایشان نیز نقش به‌سزایی در ویرایش نهایی اهداف داشتند.

ـ برای تحقق این هدف، چه مراحلی را در برنامه راهبردی طی نمودید؟

پس از تعیین هدف، مطابق الگوی ابلاغی شورا، مراحل تعیین سیاست‌ها، راهبردها و برنامه‌ها در دستور کار قرار گرفت. برای انجام تمامی مراحل زیر نظر مشاور، کاربرگ‌ها طراحی شد. برای هر کاربرگ شیوه‌نامه و در صورت نیاز جلسات آموزشی و توجیهی حضوری و غیرحضوری برخط و برون‌خط برگزار شد.

لازم به ذکر است که ۴ تیم کارشناسی برای بخش‌های «آموزش»، «پژوهش»، «فرهنگی ـ تبلیغی» و «مدیریت و پشتیبانی» تشکیل شد و تمام مراحل برای هر بخش توسط همان تیم مربوطه پیگیری و تکمیل شد. ضمن اینکه نتایج هر بخش در جلسات گروه برنامه‌ریز مورد بحث و بررسی قرار می‌گرفت.

ـ انتظار دارید حوزه‌های علمیه خواهران در انتهای پنج‌ساله ۱۴۰۴ در چه جایگاه و با چه ویژگی‌هایی باشد.

جایگاه حوزه‌های علمیه خواهران در انتهای برنامه اول یعنی سال ۱۴۰۴ با تعیین اهداف کمّی به‌طور دقیق تعیین شده است. ذیل هر یک از راهبردها، برنامه‌هایی طراحی شده که برای برنامه‌ها شاخص و هدف‌گذاری سالانه انجام شده است. به ‌طور خلاصه انتظار داریم به حول و قوه الهی حوزه‌های علمیه در پایان برنامه اول بر آسیب‌ها و چالش‌های کلیدی شناسایی شده در تحلیل محیطی فائق آمده و مسیر برای دستیابی به چشم‌انداز ترسیم‌شده هموار گردد.

ـ خروجی برنامه را چگونه ارزیابی می‌کنید و چه آینده‌ای برای آن پیش‌بینی می‌کنید؟

از نظر ما توفیقات حاشیه‌ای تدوین برنامه یعنی وفاق سازمانی و توسعه افق دید مجموعه بسیار حائز اهمیت است و خود، یک دستاورد به شمار می‌رود. اما در خصوص برنامه باید عرض کنم، متأسفانه تجربه برنامه‌های راهبردی در سطح کشور تجربه خوبی نبوده و بسیاری از برنامه‌های راهبردی در عمل با توفیقِ کم یا شکست مواجه شدند.

این نگرانی در خصوص اولین برنامه پنج‌ساله حوزه‌های علمیه خواهران هم وجود دارد و بسیار هم جدّی است. دفتر مطالعات و نظارت راهبردی در حال مطالعه و بررسی تجربیات موجود و علل و عوامل توفیق و عدم توفیق برنامه‌های راهبردی است که ضمن ارائه نتایج آن، مطابق آن می‌بایست تدابیر در جهت توفیق برنامه اتخاذ گردد.

ـ در پایان اگر نکته خاصی مد نظر دارید بفرمایید.

فکر می‌کنم در حد یک مصاحبه مطالب عنوان شد. مجددا از شما و مجموعه همکار تشکر می‌کنم و صمیمانه آرزوی توفیق حوزه‌های علمیه را در سایه توجهات حضرت ولی‌عصر روحی فداه و عجل الله تعالی فرجه الشریف خواستارم؛ والحمد لله رب العالمین.

ـ با تشکر از شما بابت فرصتی که در اختیار قرار دادید.